Distansmöten

Aldrig förr har SEK Svensk Elstandard haft så många tekniska kommitté-möten på distans som nu, då vi på grund av Coronaviruset och Folkhälsomyndighetens rekommendationer tillfälligt stängt ner SEK Konferens och endast erbjuder distansmöten.

Under hösten kommer SEK att helt gå över till att nu erbjuda distansmöten via tjänsten Zoom.

Vid bokning av ett TK-möte meddelar kontaktpersonen som vanligt SEKs kansli om man önskar få tillgång till en distansuppkoppling. Kansliet skickar då ut en möteslänk i samband med kallelsen. SEK kan komplettera informationen om distansuppkopplingen med en kalenderinbjudan via Microsoft Outlook. Meddela oss gärna om du vill ha det. Det går att ansluta till ett Zoom-möte via en dator, mobiltelefon eller surfplatta. Uppkoppling via dator och hörlurar rekommenderas för bästa ljudkvalité. Behöver du istället ringa in går det givetvis också bra. Telefonnummer finns i kallelsen.

Vid anslutning till ett möte klicka på länken i mailet under ”Join Zoom meeting” och välj ”Join a Meeting”. Om du vill ha möjlighet att dela skärm, så behöver du ladda ner zoom-applikationen.

Välj ”Öppna Zoom” (om du har applikationen). Det namn som du skriver in i rutan ”Enter Meeting ID or personal link name” blir synligt för övriga mötesdeltagare. Ett klick i rutan ”Remember my name for future meetings” sparar ditt namn till kommande möten.

Klicka på ”Join with Computer Audio”

Välj om du vill dela ditt ljud genom att klicka på Mute/Unmute i nedre vänstra hörnet. Klicka på ”Start video/Stop video” för att dela webbkameran eller stänga av den. När mötet startar är samtliga deltagares mikrofoner avstängda. Vill sekreteraren/kontaktpersonen kunna styra vem som får höras behöver SEK göra hen till Host för mötet. Kontakta i så fall SEK före mötet.

Den som leder mötet (Host) kan då välja ”Unmute” för samtliga så att mötesdeltagarna styr sitt ljud själva eller så kan Host välja att låta en deltagare i taget tala.

SEK har valt fri skärmdelning för alla deltagare. Om du är ledamot, så tänk på att dela din skärm i samråd med sekreterare/kontaktperson. För att dela din skärm med övriga mötesdeltagare klickar du på symbolen ”Share Screen”.

Klicka på ”Chat” för att skicka textmeddelanden till en eller alla mötesdeltagare. I fliken ”Everyone” går det att välja om textmeddelandet ska gå till alla eller utvalda deltagare.

Det är möjligt att spela in hela eller en viss del av mötet genom att klicka på ”Record”. Detta kan bara göras av den som är värd (Host), vilket är SEK som default. Vill du spela in så meddelar du SEK, som då antingen startar inspelning eller lämnar över till sekreteraren/kontaktpersonen att starta inspelning själv. Inspelning ska bara ske med samtliga deltagares tillåtelse. Efter avslutat möte sparas ljud-, chat- och eventuell videofil på SEKs zoom-konto. Kontakta SEK för tillgång till filerna. För att lämna mötet klickar du på ”Leave Meeting”

För att underlätta och få ett så bra distansmöte som möjligt:

• Ha mikrofonen påslagen endast då du ska prata så eventuellt bakgrundsljud inte stör.
• Prata klart och tydligt och börja med att presentera dig.
• Om ni är många på mötet kan det vara bra att endast den som leder mötet har sin mikrofon påslagen och att den som vill ha ordet klickar på ”raise hand” vid sitt namn i listan med ”Participants”. Be i så fall att SEK gör den som leder mötet till Host. Hen ser då i deltagarlistan att någon önskar få ordet och om det är flera personer så hamnar dessa i en lista i turordning.
• Oftast låter det bäst om du använder ett headset när du pratar.

För att få bästa tekniska prestanda:

• Stäng av andra program i dator.
• Stäng av kameran vid dålig uppkoppling.

För dig som deltar i SEKs verksamhet finns mer information om Zoom på Collaboration Platform, SEK Information and guides (lösenord krävs).

Har du frågor gällande distansmöten med Zoom är du alltid välkommen att höra av dig till SEKs kansli per mejl, senc@elstandard.se alternativt per telefon, 08‑444 14 00.